Att lämna bidrag till tillsynsarkivet

Vi tar mycket gärna emot nya bidrag till Tillsynsarkivet från kommuner, länsstyrelser och andra. Det är viktigt att bibehålla en hög kvalitet på Arkivet, och därför behöver bidragsgivaren gå igenom följande enkla checklista innan ett införlivande kan ske.

1. Ta ställning till om dokumentet sakmässigt skulle fylla en lucka eller i övrigt vara ett välkommet tillskott i Tillsynsarkivet. (Arkivet upptar enbart dokument som rör miljöbalken.)

2. Kontrollera att dokumentet är korrekt (kvalitetssäkrat) och har en lättillgänglig form.

3. Klassificera dokumentet med avseende på sakområde och – i förekommande fall – undergrupp, se förteckning. Beakta möjligheten att hänföra dokumentet till mer än ett sakområde och/eller mer än en undergrupp inom sakområdet. Om relevant sakområde/undergrupp saknas i förteckningen, lämna förslag till sådana.

4. Klassificera dokumentet med avseende på dokumenttyp, se förteckning. Mer än en dokumenttyp kan väljas. Om ingen av dokumenttyperna i förteckningen passar, lämna förslag till ny sådan.

5. Ge dokumentet ett dokumentnamn under vilket det skall ingå i Tillsynsarkivet. Namnet bör väljas så att det innehåller nyckelord av intresse vid sökning på ord i dokumentnamnet, dock ej ord som betecknar dokumenttyp.

6. Om dokumentet är i Word-, Excel- eller PP-format, konvertera det gärna till pdf-format.

7. E-posta dokumentet alternativt dess webbadress till ToFR-kansliet tillsammans med uppgifterna under punkterna 3-5 ovan. Meddela också om dokumentet föreslås ersätta ett redan befintligt dokument i Tillsynsarkivet.